Что такое ОСУ и как вести объемно-сортовой учет маркированных товаров

Что такое объемно-сортовой учет

Объемно-сортовой учет, или ОСУ, — это способ учета маркированных товаров, при котором в систему маркировки передаются не коды каждой отдельной единицы товара, а общий товарный код GTIN и количество продукции.

Проще говоря, при ОСУ участник оборота сообщает: какой товар передается, в каком количестве и между какими сторонами происходит движение. Индивидуальные коды маркировки каждой упаковки в передаточном документе при этом могут не указываться, если для конкретной товарной группы действует такой порядок.

ОСУ применяется для упрощения работы с массовыми товарными партиями. Это особенно актуально для категорий, где отгрузка и приемка идут большими объемами, а ручная сверка каждого кода занимает много времени.

Чем ОСУ отличается от поэкземплярного учета

При поэкземплярном учете в документах фиксируется каждый код маркировки. Такой формат дает максимально точную прослеживаемость: система видит движение конкретной единицы товара от производителя или импортера до конечной продажи.

При объемно-сортовом учете движение фиксируется укрупненно: по GTIN и количеству. Система учитывает остатки по товарному коду, но не требует указывать каждый индивидуальный код в документе передачи.

Важно понимать: ОСУ не отменяет маркировку товара. Код DataMatrix все равно должен быть нанесен на упаковку, а при розничной продаже кассир сканирует код маркировки на кассе.

Где применяется ОСУ

Объемно-сортовой учет используется при операциях с маркированными товарами, когда это разрешено правилами для конкретной товарной группы. Обычно он применяется при:

• оптовой отгрузке;
• приемке товара от поставщика;
• передаче прав собственности;
• списании или выводе из оборота не через розничную продажу;
• работе с остатками в товароучетной системе.

Для розничной продажи покупателю ОСУ не заменяет сканирование кода. На кассе товар с маркировкой должен проходить через онлайн-кассу и кассовое ПО, которое поддерживает работу с кодами маркировки.

Как проходит приемка товара при ОСУ

При приемке поставщик направляет универсальный передаточный документ через электронный документооборот. В документе указываются сведения о товаре: GTIN, наименование, количество и другие обязательные данные.

Получатель сверяет фактическую поставку с документом. Для контроля можно использовать 2D-сканер, терминал сбора данных или товароучетную систему. Если количество и характеристики совпадают, документ подписывается электронной подписью, после чего сведения передаются в систему маркировки.

Если обнаружены расхождения, документ лучше не подтверждать до исправления. Ошибки в количестве, товарном коде или статусе продукции могут привести к проблемам при дальнейшей продаже или списании.

Что нужно бизнесу для работы с ОСУ

Для корректной работы с объемно-сортовым учетом потребуется подготовить учетную и кассовую инфраструктуру.

Минимальный набор:

• регистрация в системе маркировки;
• усиленная квалифицированная электронная подпись;
• подключенный электронный документооборот;
• товароучетная система с поддержкой маркированных товаров;
• онлайн-касса, готовая к работе с маркировкой;
• кассовое ПО с поддержкой нужных товарных групп;
• 2D-сканер для считывания DataMatrix;
• при больших объемах — терминал сбора данных для приемки, инвентаризации и отгрузки.

Для розничной точки особенно важно, чтобы касса и программное обеспечение поддерживали актуальные требования к маркировке. При продаже касса должна корректно передавать сведения о выбытии товара из оборота.

Роль кассового оборудования

Кассовое оборудование участвует в финальном этапе движения маркированного товара — продаже покупателю. Кассир сканирует код маркировки, кассовая программа проверяет его и добавляет товар в чек. После закрытия чека сведения о продаже передаются в систему маркировки, а товар выводится из оборота.

Если оборудование или программа не поддерживают работу с маркировкой, магазин может столкнуться с ошибками при продаже, блокировкой товара на кассе и риском нарушений. Поэтому перед началом работы с ОСУ и маркированными товарами стоит проверить совместимость кассы, сканера, фискального накопителя и учетной системы.

Как избежать ошибок

Основные проблемы при работе с ОСУ возникают из-за некорректных документов, несоответствия фактической поставки данным в УПД, неправильных настроек ЭДО или устаревшего кассового ПО.

Чтобы снизить риски, рекомендуется:

• заранее проверить, действует ли ОСУ для вашей товарной группы;
• настроить обмен документами с поставщиками;
• сверять поставку до подписания УПД;
• использовать 2D-сканеры и терминалы сбора данных;
• обновлять кассовое и товароучетное ПО;
• обучить сотрудников приемке и продаже маркированных товаров.

Итоги

ОСУ помогает упростить учет маркированных товаров при движении крупных партий. Вместо передачи каждого кода в документах указываются GTIN и количество товара. Но это не отменяет обязательную маркировку упаковки и сканирование кода при розничной продаже.

Для стабильной работы бизнесу нужны корректно настроенные ЭДО, учетная система, онлайн-касса, 2D-сканер и кассовое ПО с поддержкой маркировки. Чем лучше автоматизированы приемка, отгрузка и продажа, тем меньше ошибок возникает при работе с маркированной продукцией.

Оставьте заявку и наши менеджеры с удовольствием ответят на все Ваши вопросы

+7-495-150-02-72
+7-916-173-52-27 (только MAX)