Семь причин, зачем рознице ЭДО в 2023 году

Сторонники бумажных документов и слышать ничего не хотят про эти ваши ЭДО, ЭЦП, облака и машиночитаемость. Мол, у нас и так нормально с документооборотом, зачем усложнять. А потом идут в ноутбук разбирать имейлы, вести товарный учёт и Эксель с продажами, а переписку с контрагентами — в мессенджеры. Парадокс: розница переводит бизнес в цифру, а документы оставляет на бумаге. Вместе с экспертами мы разобрались, почему это не ок и почему нужно подружиться с ЭДО прямо сейчас.

• Автор: Дмитрий Харатьян
• Редактор: Катерина Будашкина

Досье на ЭДО
Справка для людей, которые совсем не знакомы с ЭДО. Если вы знакомы — сразу листайте дальше.
Что такое. ЭДО — это электронный документооборот. Как переписка по электронной почте, только документ по ЭДО имеет юридический вес. Как будто вы его подписали рукой и поставили печать, только не надо никуда ходить и платить пошлину.

Какие документы можно передавать по ЭДО. Какие угодно:

• электронная подпись — это токен, записанный за специальную флешку;
• компьютер или касса — на них вы будете подписывать электронные документы
• оператор ЭДО — это провайдер, который организует обмен документами;

Какие документы можно передавать по ЭДО. Какие угодно:

• накладные; передаточные акты; акты сверки; договоры; декларации; счета-фактуры; справки; отчёты; выписки и прочее. Некоторые из них можно передавать только по ЭДО — для некоторых видов розницы ЭДО обязательное.

Как подключить ЭДО. Главное — получить в налоговой электронную подпись, а дальше дело техники:

• Выбираете операторов ЭДО.
• Получаете идентификатор.
• Если надо — устанавливаете сервис на кассу.
• Оформить электронные подписи нужного уровня безопасности.
• Радуетесь, как стало хорошо и удобно.

1. Торговать маркированными товарами

Все, кто работает с маркированными товарами, обязаны подключиться к ЭДО, иначе торговать ими незаконно. Данные о перемещениях маркированных товаров между организациями нужно передавать в «Честный знак» — обязательно через оператора ЭДО. Кассы умеют делать приёмку и продажу товара в системе маркировки удобными и автоматическими.

Кого касается. В 2023 году вам точно нужно подключить ЭДО, если продаёте или собираетесь продавать:

• обувь;
  
• одежду и текстиль;
  
• шины и покрышки;
  
• туалетную воду;
  
• табачные изделия и электронные сигареты;
  
• фотоаппараты;
  
• молочку, включая сыры и масло;
  
• упакованную воду;

Ещё есть категории товаров, которые уже надо маркировать, а подключаться к ЭДО пока не надо. Например, с 1 апреля 2023 года будут маркировать пиво в кегах, а с 1 октября — в стеклянной и полимерной таре. Но продавцам не нужно подключаться к ЭДО.

2. Автоматизировать товароучёт

По ЭДО можно принимать накладные на любые товары — не только на маркированные. Это сильно упрощает товароучёт в точке.

Когда накладные на бумаге, вести учёт нужно вручную. Поставщик привёз накладную → нужно руками внести каждый товар в учётную систему и не ошибиться в количестве. Всегда есть риск пересортицы или неверного подсчёта остатков.

Когда накладные в ЭДО, всё происходит автоматически. Накладная пришла по ЭДО → учётная система автоматически вытягивает данные и заполняет базу. Если надо, сама заводит карточки для новых товаров. А ещё упрощает бухгалтеру первичный учёт.

ЭДО в комплекте с товароучёткой
Если установить комплект, можно автоматически создавать товарную базу и обновлять остатки одним кликом — по накладной. Приёмка через ЭДО сокращается до пяти минут. Особенно это критично для магазинов с большим ассортиментом. Это позволяет экономить время и помогает быстрее зарабатывать, так как товары быстро входят в оборот — цикл торговли не нарушается.

3. Сдавать отчёты

Использовать ЭДО обязательно для сдачи нескольких видов отчётности.

Бухгалтерская отчётность. Это касается всей розницы, которая по закону должна вести бухучёт. Режим налогообложения и правовой статус значения не имеют. Финансовую отчётность нужно сдать до 31 марта через сайт ФНС или по ЭДО.

Налоговая отчётность. Если штат компании более 100 сотрудников, сдавать в электронном виде нужно декларации по всем налогам. Если в штате хотя бы десять человек, в электронной форме подают 6-НДФЛ и справки о доходах и суммах налога физлиц.

Отчётность в Социальный фонд. Организации, в которых работает десять или более сотрудников, включая работников по ГПД, сдают в территориальные органы СФР новый отчёт по форме ЕФС-1 — тоже в электронном виде.

4. Торговать прослеживаемыми товарами

В 2022 году сведения о прослеживаемых товарах передавали вместе с декларацией по НДС и отчётом об операциях с такими товарами. В 2023-м всё поменялось.

Теперь, если у вас в ассортименте есть прослеживаемые товары, выставлять, принимать счета-фактуры и проводить приёмку от контрагентов нужно только по ЭДО. А ваш оператор ЭДО будет автоматически отправлять их электронные копии в налоговую.

Кого касается. Всех, кто продаёт:

• холодильники;
• тепловые насосы;
• стиральные машины;
• аппаратуру для телевизионной связи;
  
• мониторы и проекторы;
  
• детские коляски;
  
• детские автокресла;
  
• бульдозеры, грейдеры, дорожные катки;
  
• автопогрузчики.

Если не использовать ЭДО — будет штраф

Минфин подготовил поправки в КоАП. Если их примут, с 2024 года будут штрафы:

• от 1000 до 100 000 ₽ — за непредоставление отчётных документов;
• от 200 до 100 000 ₽ — за передачу счетов-фактур и накладных на бумаге.

5. Вести кадровые документы

Трудовой кодекс разрешает всем организациям использовать электронные кадровые документы вместо бумажных. Это не просто ЭДО, а целое КЭДО — специальный функционал операторов ЭДО с утверждёнными Минтрудом формами документов и интеграцией сервиса Роструда, документы дублируются и туда.

Пока переход на электронный учёт добровольный. Разрешено вести почти все кадровые документы в электронном виде, но есть четыре документа, которые придётся распечатать и подписать ручкой, даже если вы ввели КЭДО:

• трудовые книжки, если работник хочет оставить бумажный экземпляр;
• акты о несчастном случае на производстве — такой составляют, если работник травмировался, а потом отправляют в Соцстрах для выплаты пособия;
  
• приказы об увольнении;
  
• инструктажи и журналы по охране труда.

Выгода та же, что и у обычного ЭДО: бумажная рутина пропадает, а все документы хранятся в облаке. Если нужна подпись сотрудника в приказе, достаточно отправить ему документ по ЭДО — не нужно собирать подписи ручками. Особенно хорошо, если работаешь с удалёнщиками или в компании большой штат.

6. Экономить время и деньги

Время. Обработка одного документа на бумаге занимает от одного дня. Сначала ответственный сотрудник обрабатывает корреспонденцию, затем документ уходит по почте или курьером получателю. А по ЭДО обработка корреспонденции происходит моментально — время уходит только на обработку документа, доставка документа — мгновенно.

Деньги. При работе с бумажными документами больше всего денег уходит на расходники и доставку. При работе с ЭДО — на оплату приложения, которое предоставляет сервис.

7. Обеспечить безопасность и контроль документов

Бумажные документы легко подделать, а электронные — невозможно. Не выйдет подчистить их, что-то дописать или изменить данные. Электронная подпись шифрует документ в том виде, в котором он был подписан, и дальше его нельзя изменить.

Отследить текущий статус отправленных документов — дело техники. Заходишь в личный кабинет, и сразу понятно: получила ли налоговая декларацию, отправил ли контрагент накладную, согласовал ли партнёр новый вариант договора. Всё на виду — на расстоянии клика.

С чего начать подключение ЭДО

Можно ничего не начинать — и продолжать оттягивать внедрение ЭДО. Но тогда надо готовиться к штрафам за неправильную работу с маркировкой, прослеживаемыми товарами и отчётностью. А ещё ЭДО — это про экономию. Без него бизнес продолжает терять деньги, а с ним — экономит.

В правительстве планируют, что к 2024 году на электронный документооборот перейдут все сферы экономики. Переход будет поэтапным и в виде постоянного введения новых обязательных электронных документов. Есть смысл организовать его заранее:

• Получить консультацию — как всё быстро и просто организовать.
• Оформить электронные подписи нужного уровня безопасности.
• Подготовить техническую базу — подписать допсоглашения с контрагентами, издать внутренние приказы и научить сотрудников работать с ЭДО.